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手紙の基本構成

 はがきと手紙(封書)は内容と差し出す相手によって使い分けます。 はがきは略式で、正式には封書となりますので、目上の人に宛てる場合、改まった依頼、お詫びなど重要な用件には封書を用います。 年賀状や暑中見舞い状をはじめ季節の挨拶状などは一般にはがきを用います。 ビジネス文書では簡潔さが肝要です。

前文

 頭語に続けて、季節の移り変わりを手短かに表現します。「盛夏の候」のように、季節のキーワードに「候」や「みぎり」を付けたものや、「草木も暑さにぐったりしています」のように、口語調の表現がありますが、相手によって使い分けます。
時候の挨拶に続けて相手の安否を気遣い、こちらの様子を述べます。お礼やお詫びの挨拶がある時はこの後に続けます。

挨拶文
挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書きます。
ビジネス文書では節潔さが求められるので 時候の挨拶も時李を趣深く書く必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」などの慣用句で十分です。また「時下」とすれば、季節にかかわらず通 年使えます。
頭語に「急啓」を用いた緊急の場合、「拝復」を用いた返信の場合、そして「前略」の場合は、時候の挨拶は省くことができます。

安否の挨拶
安否の挨拶は、相手の安否を尋ねるものだが、ビジネス文書では、相手先の繁栄を祝うことばになります。
これも簡単に「ますます(いよいよ)ご隆盛のこととお喜び申し上げます」程度で十分です。

安否を尋ねる慣用句(個人宛)
ご清祥/ご清栄/ご健勝/ご壮健/ご多祥/ご活躍/ご清健/ご清昌/ ご清適/ご清福/ご清廉/ご清安/お元気/ご安泰など
  安否を尋ねる慣用句(ビジネス組織宛)
ご隆盛/ご繁栄/ご盛栄/ご発展/ご隆昌/ご繁昌/ご盛大/ ご多祥/ご隆祥/ご清栄/ご清祥など

以上の安否を尋ねる言葉を用いた挨拶の慣用文には、次のようなものがあります。

安否の挨拶の慣用文(ビジネス組織宛)
・貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
・貴店いよいよご発展の由、心からお喜び申し上げます。
・貴会ますますご隆盛のことと拝察いたし、謹んでお慶び申し上げます。
・貴組合ますますご隆昌の趣、大慶至極に存じます。
  感謝の挨拶の慣用文(ビジネス組織宛)
・毎々格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
・長年並々ならぬお引き立てをいただき、ありがたく深く感謝申し上げます。
・平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。
・いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
・このたびはひとかたならぬお骨折りにあずかり、お礼の言葉もございません。

感謝の挨拶は、安否の挨拶の後に続けるものですが、平素受けている恩顧、厚誼に対する謝辞を述べるものですから、基本に従って簡潔なものが求められます。

主文

 主文は手紙の本題、骨格となる部分です。一般 に、「さて」「ところで」「承りますれば」などの起こしことばに続けて、用件を切り出す形で主文に入ります。
述べたい項目に優先順位を付けて要領よくまとめます。句読点や段落分けで読みやすくする配慮が必要です。先方の呼称が行の後半にこないように、数字や金額は2行に渡らないように、などの配慮も必要です。

末文

 結びの部分は、主文に合わせて書きます。 一般には、今後の指導や厚誼(こうぎ)を願い、先方の健康や繁栄を祈る文で締めくくりますが、お礼やお詫び、返事を求める場合もあります。「まずは」「以上」「この段」、縦書きでは「右」なとの起辞で始めます。
お礼の手紙であれば、「略儀ながら書中をもって御礼申し上げます」、返答をいただく場合には「お返事いただければ幸いです」などで結びます。 最後に、頭語に対する結語を忘れずに書きます。
 文書の用件が多事項にわたり複雑な場合や、日時・場所・数量 などを正確に漏れなく相手に伝えるためは、必要事項を本文から切り離して別 に記載することがあります。これを「別記書き」といい、ビジネス文書をすっきりと簡潔に引き締めるのに有効な方法です。 本文中に「下記のとおり」と別記に読み手を導くことばを入れて末文の結語の下行中央に、「記」と書いて、次の行から、本文より行頭を下げて書きます。内容を整理して箇条書きにします。

後付(あとづけ)

 後付は、「いつ」「誰が」「誰宛てに」書いた手紙なのかを正確にと示す部分です。
発信日は、あらたまった手紙には年、月、日を入れます。慶事などで「吉日」と書くこともあります。
連名で署名する場合は、上位者が宛て名に近い方になるよう、下位 の者から書きます。

脇付(わきづけ)

 脇付は、相手に対するへりくだった気持ちと敬意を表すものです。
宛名の左下に、やや小さく書き添えます。
脇付の例
一般 貴下 机下
目上の人へ 待史 尊前
父母へ 膝下 尊下

添え文・副文

 主文に補足したい内容がある場合は、「追伸」「追って」などを用いて添え文に書きます。(本文よりも多少小さめに)
添え文は、目上の人への手紙では失礼になりますので用いません。 同封物指示として 関係書類などを同封する場合は、どのようなものを、どれだけ同封したのか必ず明記します。
慶事の場合は「返し書き」、弔事の場合は「繰り返し」を意味するため、添え書きは用いません。


頭語と結語

文書の分類

頭語

結語

一般的な文書
拝啓 啓上 拝呈 啓白 
拝白 一筆申し上げます
初めてお手紙を差し上げますことをお許し下さい
敬具 敬白 かしこ(女性用)
不一 拝具

丁寧な文書
謹啓 謹呈 謹白 恭敬
粛啓 謹んで申し上げます
謹言 謹白 敬白 敬具

前文を省く文書
前略 冠省 略啓 寸啓 草啓
前略ごめん下さい
前文お許し下さい
前文失礼申し上げます
草々 早々 不備 不一

急ぎの文書
急啓 急白 
取り急ぎ申し上げます 
至急、貴議を得たく、略書ながら申し上げます
草々 早々 不備 不一
返信の文書 拝復 復啓 謹答 拝誦
謹復 御状拝読
お手紙確かにいただきました
御書面本日入手いたしました
お手紙拝見いたしました
お手紙ありがとうございました ○月○日付けのお手紙に対してご返事申し上げます
敬具 拝答 敬答 敬白 草々 不一 不宣 かしこ(女性用) 
お返事まで ごめん下さいませ
ではまた

返事を待たずに
再信する文書
再啓 再呈
重ねて申し上げます
敬具 拝具
かしこ(女性用)


時候挨拶

1月(睦月)

初春、新春、厳冬、厳寒、大寒、小寒、酷寒、甚寒、極寒、降雪の侯、寒風の侯、 謹賀新年、新春の喜び、酷寒のみぎり、寒気厳しき折柄、初春とはいえ、厳しい寒さ、 一面の銀世界、寒さ厳しき折柄、例年にない寒さ、いよいよ寒気がつのり、雪の晴れ間、 星も凍るような寒い夜、寒気ことのほか厳しく、積雪は軒につかえ、霜柱を踏んで、 水道のじゃ口も凍る寒さ、冬来たりなば春遠からじ、ビルの谷間を抜ける木枯らしの音、

2月(如月)

立春、節分、春寒、寒明け、晩冬、余寒、残寒、春浅、梅鴬の候、春寒の候、 厳寒の候、春まだ浅く、立春とは名のみの寒さ、冬の名残りがなかなか去らず、 寒気は冴えかえり、春とは名ばかりでまだ真冬のように寒く、余寒厳しき折柄、 暦の上に春は立ちながら、三寒四暖と申しますが、三寒四温とか言われる季節、 いくらか寒さもゆるみ、梅のつぼみもそろそろ膨らみ、何となく春めいて、

3月(弥生)

浅春、春分、早春、春色、春暖、麗日、軽暖の候、早春の候、春暖の候、風はまだ寒く、 寒さも緩み、春寒しだいに緩み、日増しに暖かさを増し、小川の水もぬ るみ、 つぼみも膨らむころ、桃の蕾もふくらみ、木々の緑日ごとに色めく季節、若草萌ゆる候、 日増しに暖かくなり、急に春めいて、春暖快適の候、一雨ごとの暖かさ、春の彼岸の頃、 春色とみに濃く、春寒料峭のみぎり、日毎にのどかになり、菜の花は今が盛り、

4月(卯月)

春暖、陽春、春日、春和、春粧、仲春、春陽、温暖、桜花、春風駘蕩の候、陽春の候、 春暖の候、春陽麗和の好季節、春たけなわ、花曇りの昨今、春もたけなわの日和、 花便りも伝わる今日このごろ、うららかな好季節を迎え、春光うららかな、桜花爛漫、 春の愁いにとらわれ、春宵一刻千金の候、春も深くなり、葉桜の季節となり、 春も半ばを過ぎ、惜春の思いは深く、若草萌える季節、かげろうもえる季節、

5月(皐月)

晩春、惜春、暮春、新緑、若葉、立夏、薫風、藤花、初夏、向暑、軽暑の候、新緑の候、 新緑の色増す季節、新緑の野山に萌える今日この頃、風薫る五月の空に鯉のぼりが、 大空にこいのぼりの躍るころ、吹く風も夏めいて、うっすらと肌も汗ばみ、緑濃く、 風薫るこのごろ、若葉の目にしみる候、緑したたる、五月晴れ、青田を渡る風、 新茶の香り、牡丹の花が咲き誇り、初夏の風もさわやかな頃となり、深緑の色増す頃、

6月(水無月)

青葉、深緑、初夏、夏秋、向暑、麦秋、入梅、梅雨、長雨の候、初夏の候、 若葉青葉の候、さわやかな初夏の季節、梅雨がうっとうしい折から、時候不順の折、 うっとうしい梅雨の季節、長かった梅雨もようやくあがり、爽やかな初夏を迎え、 初夏の風に肌も汗ばむ頃、樹々の緑深くなり、若鮎のおどる、暑さ日増しに厳しく、 空には白い雲が浮かび、暑気日ごとに加わり、日の光も青く、

7月(文月)

盛夏、真夏、向暑、猛暑、酷暑、炎暑、大暑、盛夏の候、向暑の侯、三伏大暑の候、 爽快な夏、まぶしいほどの夏、海山の恋しい季節、楽しい夏休み、連日厳しい暑さ、 夏祭りのにぎわうころ、炎暑のみぎり、日々暑さ厳しき折から、涼風肌に心地よく、 旱天続きで、草木も生気を失い、土用の入りとなり、近年にない暑さが続き、 蝉の声に更に暑さを覚え、一雨欲しいこのごろ、

8月(葉月)

残暑、晩夏、初秋、新涼、立秋、秋暑、残炎、残暑の候、晩夏の候、残暑厳しき折から、 残暑凌ぎ難き候、土用あけの暑さは厳しく、立秋とは名ばかりの暑さ続き、 青草を蒸すような強い日射し、残暑なお厳しい折柄、秋にはまだ遠く、秋立つとはいえ、 秋暑厳しき折柄、朝夕涼味を覚えるころ、夜空に秋の気配を感じるころ、 避暑客の姿も少なくなり、虫の声に秋も近づいた事を感じる昨今、 暑さも峠を越しいよいよ秋、

9月(長月)

新秋、初秋、秋涼、爽秋、秋色、清涼、涼風、野分、秋分、初秋の候、新秋快適の候、 爽秋の候、残暑去り難く、二百十日も無事に過ぎ、野山もにわかに秋色をおび、 爽やかな季節を迎え、虫の音美しい、秋の気配が次第に濃くなって、新秋快適のみぎり、 朝夕はめっきり涼しく、朝夕日毎に涼しくなり、秋色次第に濃く、 初雁の姿に秋を感じる頃、スポーツの秋を迎え、

10月(神無月)

錦秋、秋涼、爽秋、仲秋、中秋、秋冷、菊花、紅葉、秋雨、秋晴れ、秋冷の候、 日増しに秋も深まり、天高く馬肥ゆるの候、燈火親しむの候、木々の梢も色づいて、 スポーツの秋、味覚の秋、さわやかな好季節、秋涼爽快のみぎり、秋気肌にしみ、 秋涼爽快の候、さわやかな秋晴れの続く、秋色日毎に深まり、実りの秋となり、 灯火親しむの候、空は深く澄み渡り、夜長の頃となり、冷気は日増しに加わり、

11月(霜月)

晩秋の候、季秋、深秋、暮秋、落葉、季秋、立冬、向寒、初霜、初冬、暮秋の候、 菊薫る今日このごろ、吐く息も白くなり、菊薫る候、朝夕一際冷え込むころ、 ゆく秋の寂しさ身にしみるころ、夜寒の折柄、冷気日ごとに加わり、日毎冷気が加わり、 秋気いよいよ深く、鮮やかな紅葉の候となり、小春日和の今日此頃、秋も一段と深まり、 舗道に落ち葉が散る頃、追々寒さ向かいますが、冷雨が降り続く、

12月(師走)

明冷、寒冷、師走、歳末、歳晩、初冬の候、寒気厳しき折柄、寒気いよいよ厳しく、 あわただしい師走となり、めっきり寒くなり、師走に入って一段と寒く、歳晩の候、 年の瀬もいよいよ押し詰まり、歳末何かとご多端の折柄、木枯らし吹きすさぶころ、
今年もいよいよおしつまり、年末御多忙の折から、年もせまり何かとご繁忙のこと、 寒さもひとしお身にしみるころ、歳末多事多端、

 また、各月の冒頭にある二文字に「〜の侯」と付記して使用できます。

 使用例謹啓 厳寒の候 皆様には益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて 私こと........

 また、8月は「立秋」の前日までは、「夏」ですので、「立秋」前に「残暑」や「初秋」といった秋に因んだ表現は時期尚早です。逆に暑中見舞いも「立秋」を過ぎた場合、残暑見舞として出さなければなりません。

 暦の上で「立春」「立夏」「立冬」という季節が時候挨拶には重要ですので、よく時期を考えて選びます。

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